Para las consultoras que centran sus servicios en implementaciones y desarrollos SAP es habitual escuchar que los proyectos nunca se terminan a tiempo. Pero, ¿debe ser siempre así o hay alguna forma de evitarlo?
Durante las implementaciones de proyectos, a veces parece imposible cumplir con las fechas previstas por diferentes eventualidades, es por ello que la gestión de proyectos se convierte en una herramienta básica, necesaria para alcanzar el éxito esperado.
Según el PMI (Project Management Institute), la gestión de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades y técnicas en la ejecución eficiente y eficaz de la implementación de proyectos. Es una competencia estratégica para que las organizaciones vinculen los resultados de los proyectos a los objetivos empresariales y compitan en el mercado. Desde esta perspectiva, las empresas de consultoría que tienen una mejor gestión de proyectos son las que garantizan a sus clientes que alcanzarán sus objetivos y mejorarán su competitividad.
Los proyectos de TI, específicamente SAP, representan un gran reto, ya que los recursos suelen provenir de diferentes áreas dentro y fuera de la empresa, teniendo a su vez diferentes necesidades y prioridades a la hora de llevar a cabo el proyecto. Por ejemplo, es práctica común que la entidad encargada de diseñar e implementar cualquier mejora en el sistema de la empresa sea una empresa consultora; sin embargo la que lidera la implementación dentro de la empresa es el área de TI, pero la que tiene la necesidad o requerimiento es el área operativa, que es la encargada de validar y aceptar la solución desarrollada. La presencia de estos tres grupos dificulta la comunicación y el ejercicio eficiente del tiempo a lo largo de la implementación del proyecto. De ahí la importancia de contar con herramientas que mejoren el canal de comunicación y control para garantizar el cumplimiento de tiempos y metas.
Así comienza el complejo, enriquecedor y necesario camino para gestionar este tipo de proyectos, pero... ¿por dónde empezar? Existen cuatro aspectos a tener en cuenta para que cualquier proyecto sea gestionado con éxito y tenga el impacto esperado en el proceso de negocio de los clientes.
1. Disponer de una metodología
Disponer de una metodología de proyecto ayudará a mantener las fases del proyecto y a definir los hitos u objetivos a alcanzar. Por ejemplo, ASAP (Accelerated SAP) es una metodología para la rápida implementación de proyectos SAP dividida en las siguientes fases:
Preparación del proyecto: Recopilación de información y recursos.
Plan de negocio: Definición de los requisitos de negocio y futuros procesos a implementar.
Ejecución: Configuración del sistema base e implementación, pruebas y transferencia de conocimientos.
Preparación final: Pruebas funcionales, pruebas de resistencia y garantizar el rendimiento para el lanzamiento.
Lanzamiento y soporte: Transporte de desarrollos y configuraciones al entorno de producción y proporcionar soporte.
2. Planificación: la fase más importante del proyecto
De las fases del proyecto, la más importante es la de planificación. A partir de una buena planificación, el cumplimiento de las demás fases del proyecto fluirá y se cerrará en los tiempos establecidos. Durante esta fase, se debe analizar y comprender el proceso actual del negocio del cliente para diseñar un proceso "To Be". De este modo, el alcance y los entregables del proyecto se definirán con mayor claridad y se ajustarán a los objetivos o necesidades del cliente. En este sentido, es igualmente importante aclarar qué cosas están fuera del alcance del proyecto para que la fase de desarrollo no tenga desviaciones debidas a malas definiciones o malentendidos que puedan existir entre clientes y consultores.
En esta fase se definen los riesgos a los que puede enfrentarse el proyecto, que deben anticiparse en la medida de lo posible.
La definición de los riesgos debe hacerse mano a mano con el cliente, de modo que se realice un análisis detallado del capital humano y del material de infraestructura. También es importante tener en cuenta qué otros proyectos se están llevando a cabo en paralelo que podrían afectar al proyecto en términos de tiempo, costo y alcance.
Se recomienda no disminuir los tiempos de esta fase ni apresurar el inicio de la etapa de construcción del proyecto. Esto se debe a que los costes de modificación de un proyecto durante su fase de planificación son reducidos en comparación con la modificación de un proyecto que se encuentra en su fase de implementación. Se puede hacer la analogía de construir una casa, cuando se diseña se puede hacer cualquier cambio y el costo es prácticamente nulo, sin embargo, si movemos una pared cuando ya está construida el costo será muy elevado (construcción, demolición y nueva construcción).
3. Carta del proyecto y comunicación
Las consultoras son empresas externas, que buscan maximizar los recursos o infraestructuras del cliente con el interés de alcanzar sus objetivos y mejorar su competitividad. Sin embargo, algunos recursos no son propiedad de la consultora, por lo que no puede disponer de ellos en el momento que decida, dificultando el funcionamiento y la eficiencia del proyecto.
Para ello, es importante comprometer al cliente y hacerle saber que el éxito del proyecto depende directamente del compromiso y la implicación de sus recursos. Para ello, se recomienda crear una Carta de Proyecto en la que se enumeren los recursos de todas las áreas implicadas y las funciones o participación en el proyecto. Esta carta confirma que los recursos del cliente son los propietarios del proyecto para fomentar el interés y el compromiso con el mismo, así como otra información del proyecto como: quiénes son los responsables de determinados procesos, entregables, hitos y planes iniciales del proyecto.
Por otro lado, la comunicación es esencial una vez que el proyecto ha comenzado, ya que cualquier acontecimiento que pueda afectar al proyecto debe comunicarse lo antes posible para definir planes de acción.
4. La triple restricción
La última consideración se basa en una característica inherente a cualquier proyecto: la triple restricción. Se entiende que un proyecto de alta calidad es aquel que se entrega con el alcance solicitado, a tiempo y dentro del presupuesto. También es comprensible que durante la implementación puedan surgir cambios que pongan en peligro su calidad. Para evitar este riesgo, es importante buscar un equilibrio entre tres factores: alcance, plazo y costo del proyecto (PMBOK, 2004).
Estos factores constituyen la triple restricción, ya que si alguno de ellos cambia, al menos uno de los restantes se verá afectado. Por lo tanto, siempre que se realice un cambio en el proyecto, el administrador debe identificar cómo afecta a cada uno de estos factores y las implicaciones que tendrá en el cumplimiento de su calidad.
En conclusión, podemos decir que la implementación de un proyecto es tan compleja que no se puede asegurar que se cierre en el tiempo planeado, sobre todo los relacionados con TI y SAP, pero también podemos decir que contar con una adecuada administración del proyecto favorece a que éste tenga una mayor calidad. Así pues, contar con un gestor de proyectos que conozca las diferentes herramientas y las aplique en función de las condiciones, será de gran apoyo para conseguir que las empresas aumenten su competitividad y alcancen sus objetivos a corto plazo.
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