Los proveedores son una parte esencial para las operaciones de algunas compañías, ya que nos abastecen materias primas o nos prestan servicios los cuales ayudan al buen funcionamiento de nuestro negocio.
En un mundo con tanta disponibilidad y competencia en el ámbito de los negocios, tener administrados a los proveedores que nos abastecen se vuelve una necesidad para saber la calidad de productos o servicios que componen a nuestra organización, así como los costos evolutivos de mantener la relación con dichos proveedores. La acción de administrar, registrar, dar seguimiento a los costos, validar la calidad de los productos que nos abastecen y mantener una relación saludable con los proveedores es lo que llamamos gestión de proveedores.
¿Por qué es importante la gestión de proveedores?
La gestión de proveedores es de vital importancia para tu organización porque te permite analizar al detalle los atributos más importantes de un proveedor para tu organización. Estos atributos pueden ser: relación calidad/precio de los productos, tiempos de entrega, calidad en el servicio, disponibilidad a los requerimientos de tu organización, entre otros. Los proveedores tienen un importante impacto en la economía de las organizaciones, ya que las compras a los proveedores suman un porcentaje considerable en los costos de producción de cualquier empresa. Mantener una gestión de proveedores efectiva permite evaluar constantemente el desempeño de tus proveedores y los productos que abastecen, de lo contrario una desacertada administración puede traducirse en grandes pérdidas monetarias.
Tips para gestionar tus proveedores
1. Clasificar a tus proveedores: Llevar un registro de los proveedores es importante, pero organizarlos en categorías ayuda a ver si hay algún punto que esté haciendo intersección y este creando más problemas de los que solucione. Algunas clasificaciones que pueden ayudar a detectar o anticipar estos temas son: precios, tiempos de respuesta, frecuencia de contacto, incidencias reportadas con los servicios o las materias primas, responsabilidad social, impacto ecológico, porcentaje de presupuesto asignado, referencias, etc.
2. Verificar constantemente el desempeño de tus proveedores: Una parte importante dentro de la evaluación de tus proveedores es verificar constantemente su desempeño, mantener siempre un registro activo en el que a manera de bitácora clasificada puedas verificar aspectos tales como retrasos en los tiempos de entrega, variaciones en los precios, la calidad en la atención y seguimiento brindado, comunicación, etc. Por ejemplo, si durante el año tienes un periodo de mayor demanda, debes de poder saber si tu proveedor es capaz de surtir el total de tus necesidades o si será necesario contar con un proveedor de respaldo (lo cual siempre es recomendable).
3. Registrar incidencias: Los proveedores no están exentos de cometer errores, por lo que es importante tener una herramienta o un registro de las incidencias que presentan durante sus servicios y la manera como responden a estos. Gestionar este tipo de información ayuda a promover o cambiar algunas prácticas de manera interna o con otros proveedores para mantener una respuesta a problemas que deje contento y tranquilo al cliente que sufre la incidencia así como a la organización que la ocasionó. En caso de que un proveedor no cumpla con las mejores prácticas o cometan más errores de los que uno considera aceptable en comparación a otros, esta información nos puede ayudar a determinar si se ocupan aplicar medidas correctivas inmediatas.
4. Seleccionar o cambiar de proveedor: En base a tu constante verificación a tus proveedores puedes mantener una visión clara y precisa del desempeño de cada uno de ellos, lo cual te permitirá siempre saber si encontraste a tu proveedor de cabecera o bien si es momento de buscar algún posible sustituto. En cualquiera de las dos situaciones mencionadas siempre puedes ir un paso adelante buscando alguna opción de respaldo, pero antes de ello debes de conocer la relevancia de la función de determinado proveedor dentro de tu organización, así como la importancia o criticidad de conservar o cambiar dicho proveedor. En tu búsqueda para un posible candidato podrías siempre considerar aspectos a evaluar tales como la trayectoria del posible proveedor, buscar referencias del mismo y aún mejor si buscas referencias de industrias o comercios de tu mismo giro empresarial que ya trabajan con el proveedor que tu quieres. Así mismo, conocer en general con quienes ha trabajado el proveedor te puede dar una idea de la calidad de sus productos o servicios, así como conocer la propuesta de valor que otorgarían a tu organización.
5. Mantener actualizados los contactos de tus proveedores: Como mencionamos, es importante tener un canal de comunicación con los proveedores no sólo para tener estatus de los pedidos o los servicios que son requeridos, sino también estar informados de posibles cambios en su organización que afecten las tareas que realizan. Tener los datos actualizados hasta del proveedor más esporádico aporta a poder expandir la red de proveedores, a tener siempre la información más reciente de los productos que ofrecen así como los precios que nos facturan. Conocer estos puntos es importante para anticipar si se necesita cambiar de cantidad de productos/servicios o incluso cambiar de proveedor en caso de que no se esté cumpliendo este factor importante en la gestión.
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