SAP Concur gestiona y optimiza el proceso de T&E de la empresa a través de los módulos de Travel, Request y Expense. En este artículo, compartiremos 6 recomendaciones y definiciones que debe considerar al implementar SAP Concur. Estos puntos no sólo enriquecerán la implementación en su empresa, sino que también le ayudarán a ver reflejado su proceso actual de viajes en la configuración final de su plataforma.
1..Analice su proceso de aprobación.
Revisar su proceso de aprobación de forma anticipada le ayudará a disponer de la información adecuada sobre la cantidad y el tipo de niveles que necesita su flujo de trabajo. Además, considere si hay reglas que deban aplicarse a cada nivel de aprobación.
Algunos ejemplos de roles en el proceso de aprobación en SAP Concur son: aprobadores, que suelen ser los jefes inmediatos, y procesadores, que suelen ser el equipo contable que valida la información de gastos: cuentas e indicadores fiscales.
Asimismo, existen diferentes tipos de flujos de aprobación, debes tener en cuenta cuál de ellos requerirás:
Flujo de aprobación de solicitudes de viaje: Pasos para la aprobación de reservas de viaje y gastos antes del viaje.
Flujo de aprobación de gastos: Pasos para la aprobación de informes de gastos.
Flujo de aprobación de anticipos de efectivo: Los anticipos de efectivo pueden tener sus propios pasos de aprobación en SAP Concur.
Aprobación de objetos de costos: También puede agregar a sus flujos de trabajo la aprobación de objetos de costo para que la solicitud de viaje o el informe de gastos puedan ir al propietario del objeto de costo si es necesario.
Si su flujo de trabajo consta actualmente de más de 3 aprobaciones, es muy importante evaluarlo y simplificarlo para dejar sólo las funciones necesarias. Un flujo de trabajo sencillo permitirá a la empresa un proceso de aprobación ágil y sin problemas.
2. Refleje su Política de Viajes y Gastos.
Es importante tener la última versión de su política de Viajes y Gastos para poder analizar las configuraciones y reglas de auditoría que se crearán. Si su política no está actualizada, es muy importante cubrir esto antes de la implementación.
Las reglas de auditoría son configuraciones que le permitirán agregar límites en los montos de gasto, restricciones en el uso de tipos de gasto, tipos de pago, ciudades, entre otros. Una regla de auditoría tiene tres puntos a definir:
¿A quién se aplica?
Bajo qué condiciones se ejecutará - Por ejemplo: Si el límite de comidas es de $45 USD por día, las variables necesarias en su configuración serán los tipos de gastos relacionados con comidas.
Tipo de excepción - Si se impedirá al usuario enviar el informe o si se le alertará a él y/o a sus aprobadores.
Con esta configuración, usted tendrá una mejor administración en sus límites de gastos, ya que los gastos y solicitudes cumplirán con las condiciones que fueron establecidas en base a su política.
3. Prepare su agencia de viajes y las negociaciones.
Si va a utilizar el módulo de Viajes, es muy importante tener preparada una agencia de viajes antes de la implementación de SAP Concur. Contar con una TMC (Travel Management Company) brindará los siguientes beneficios a la empresa:
Mejor administración y control de costes
Tarifas preferentes para hoteles, vuelos y alquiler de coches
Una mejor experiencia para el viajero
Pre-negociar las tarifas para tener descuentos en cadenas hoteleras o aerolíneas de viajes. Con esto, prepárese para que en la configuración de SAP Concur las tarifas de acuerdos preferenciales aparezcan en los resultados de búsqueda para los usuarios.
Los socios de SAP Concur TMC pueden ayudarle a ofrecer valor a los viajeros dentro de la plataforma. Consulte con su ejecutivo las opciones con las que puede trabajar.
4. Logre que la contabilidad y la administración fiscal sean eficientes.
Tenga una definición clara y concisa de sus tipos de Gastos y luego defina la información para:
Formularios y campos: Muestra la información que llenará el empleado. Recuerde añadir sólo la información relevante para la contabilidad o la visibilidad.
Administración contable: Relaciona los códigos contables con los tipos de gastos definidos.
Administración fiscal: Determine que indicadores de IVA e impuestos deben estar disponibles para cada tipo de gasto.
Se recomienda hacer un análisis para determinar los gastos que se estarán configurando en SAP Concur ya que esto determina la experiencia del usuario así como la correcta contabilidad.
5. Automatice las transacciones de tarjetas de crédito corporativas.
Si en su empresa se proporcionan tarjetas de crédito a los viajeros, tenga en cuenta que SAP Concur ofrece la funcionalidad de alimentación de tarjetas de crédito, que integrará automáticamente las transacciones de cada usuario a SAP Concur.
Con esto, usted tendrá una mejor administración de los gastos y los reportes de gastos realizados en tiempo y forma.
Si desea lograr esta conexión, revise previamente cuáles tarjetas de crédito son soportadas (la mayoría lo son) y póngase en contacto con su banco y SAP Concur para revisar estos procesos. Trate de hacer esta investigación antes de su proyecto de implementación o en una fase temprana para evitar retrasos en su implementación.
6. Aprenda los conceptos de SAP Concur.
Recomendamos que su equipo de proyecto aprenda los conceptos de SAP Concur al principio, esto les ayudará a tener un mejor entendimiento a lo largo del proyecto y así adoptar el nuevo lenguaje que estarán utilizando de ahora en adelante.
Adquirir conocimientos con estos nuevos términos también ayudará a quienes quedarán como administradores de la herramienta ya que este equipo trabajará con la plataforma día a día.
Estos puntos pueden ser guiados a través de un consultor especializado. Axosnet ofrece un "Readiness Program" que se enfoca en resaltar estas y otras recomendaciones y con ello, lograr la mejor configuración y adopción de su nueva plataforma de gastos de viaje.
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